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大型復(fù)雜EPC工程總承包項(xiàng)目投標(biāo)文件技術(shù)標(biāo)的編制

大型復(fù)雜EPC項(xiàng)目的投標(biāo)工作,具有時(shí)間要求緊、保密性高的特點(diǎn)。筆者參與了某大型復(fù)雜EPC工程總承包項(xiàng)目投標(biāo)文件技術(shù)標(biāo)編制的全過程,現(xiàn)就技術(shù)標(biāo)編制的核心工作內(nèi)容,簡(jiǎn)要介紹如下:

   一、技術(shù)標(biāo)編制策劃

   策劃工作對(duì)編制過程的指導(dǎo)和控制起著決定性作用,策劃一般包括以下內(nèi)容:

   1.1 項(xiàng)目名稱與項(xiàng)目編號(hào)

   根據(jù)各公司的實(shí)際情況設(shè)置,主要是針對(duì)實(shí)現(xiàn)了信息化管理的公司而言,方便后續(xù)的管理。

   1.2 投標(biāo)依據(jù)

   主要包括業(yè)主發(fā)布的招標(biāo)文件及業(yè)主澄清信函等。

   1.3 主要輸入文件

   一般包括:業(yè)主的招標(biāo)文件;招標(biāo)文件中指定的標(biāo)準(zhǔn),以及同等的國家頒布的有關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)及規(guī)范的有效版本;本公司相應(yīng)的技術(shù)質(zhì)量管理文件;工程基本范圍及投標(biāo)要求。

   1.4 技術(shù)標(biāo)編制團(tuán)隊(duì)的組建及職責(zé)劃分

   技術(shù)標(biāo)編制團(tuán)隊(duì)包括:投標(biāo)經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人(總監(jiān))、各專業(yè)負(fù)責(zé)人、協(xié)調(diào)人員。

   (1)投標(biāo)經(jīng)理:主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目投標(biāo)團(tuán)隊(duì)組織管理,對(duì)技術(shù)標(biāo)范圍、深度、時(shí)間安排、文本組成及格式、技術(shù)問題等進(jìn)行策劃;負(fù)責(zé)提出技術(shù)原則及策略;負(fù)責(zé)審核定稿項(xiàng)目技術(shù)文件。

   (2)技術(shù)負(fù)責(zé)人(總監(jiān)):負(fù)責(zé)組織技術(shù)方案的評(píng)審、把關(guān);對(duì)重大技術(shù)方案的編寫進(jìn)行指導(dǎo)、整合資源。

   (3)各專業(yè)負(fù)責(zé)人:在投標(biāo)經(jīng)理和職能部門的雙重領(lǐng)導(dǎo)下,各專業(yè)負(fù)責(zé)人(一般指派一名專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé))負(fù)責(zé)各專業(yè)的技術(shù)文件編制。

   (4)協(xié)調(diào)人員:負(fù)責(zé)技術(shù)標(biāo)編制組的日常協(xié)調(diào)工作;負(fù)責(zé)與商務(wù)標(biāo)編制組日常聯(lián)絡(luò),對(duì)接格式要求、相同內(nèi)容的同步一致性;負(fù)責(zé)將商務(wù)經(jīng)理反饋的業(yè)主信息及時(shí)反饋給技術(shù)標(biāo)編制組等。

   1.5 技術(shù)標(biāo)文件構(gòu)成及進(jìn)度控制節(jié)點(diǎn)計(jì)劃

   確定初稿、二稿、終稿的交付時(shí)間。

   1.6 協(xié)調(diào)控制方式

   (1)為確保各項(xiàng)工作銜接以及標(biāo)書編制過程中信息溝通順暢,編制項(xiàng)目組成員通訊錄(包括手機(jī)、郵箱等),指定專門的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)人做好溝通和協(xié)調(diào)工作。

   (2)建立日例會(huì)制度

   建議項(xiàng)目部每日根據(jù)工作需要召開一次例會(huì),通報(bào)各組工作進(jìn)展情況,提出問題研究解決,并制定下一日的具體工作計(jì)劃。每日例會(huì)形成的小結(jié)和計(jì)劃,會(huì)后傳遞至相關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目部各成員。標(biāo)書編寫節(jié)點(diǎn)進(jìn)度計(jì)劃需嚴(yán)格把控。

   1.7 技術(shù)標(biāo)文件編制排版要求

   一般業(yè)主的招標(biāo)文件會(huì)有要求,如沒有要求的,則自行確定格式,注意提前與商務(wù)標(biāo)統(tǒng)一格式。

   二、招標(biāo)文件的解讀

   解讀業(yè)主發(fā)布的招標(biāo)文件,對(duì)照招標(biāo)文件的要求,重點(diǎn)對(duì)以下內(nèi)容進(jìn)行審核:

   (1)EPC工程總承包商工作范圍

   (2)招標(biāo)答疑及補(bǔ)充文件

   (3)技術(shù)標(biāo)的要求

   (4)合同條款及格式(特別是專用條款)

   (5)投標(biāo)文件格式要求

   (6)技術(shù)打分表

   有些公司往往忽略對(duì)招標(biāo)文件的解讀,一般習(xí)慣是按照技術(shù)評(píng)分表的項(xiàng)目來進(jìn)行編制,殊不知,業(yè)主在招標(biāo)文件的其他內(nèi)容中融入了很多細(xì)節(jié)的要求、甚至是陷阱,因此解讀招標(biāo)文件非常重要,深度分析業(yè)主隱性需求,識(shí)別業(yè)主不同階段的需求,從不同方面響應(yīng)標(biāo)書要求內(nèi)容。招標(biāo)文件解讀后要形成報(bào)告,發(fā)放給投標(biāo)團(tuán)隊(duì)全員,在編制的過程中一一對(duì)照,避免出現(xiàn)失誤。

   三、技術(shù)標(biāo)編制的過程管控

   3.1 技術(shù)標(biāo)編寫思路、模式的統(tǒng)一

   由于技術(shù)標(biāo)的不同篇章和模塊通常由多人編寫,因此在標(biāo)書編寫前統(tǒng)一標(biāo)書編寫的思路與模式尤為重要,以免造成各篇章的內(nèi)容相互割裂,無法深度融合。其次,要重視宏觀管理思想與具體技術(shù)要點(diǎn)的結(jié)合,做到管理活動(dòng)針對(duì)具體技術(shù)或業(yè)務(wù)流程提出的管理。最后,還要保證項(xiàng)目管理整體方案中內(nèi)容與各分項(xiàng)篇章內(nèi)容保持總分層次結(jié)構(gòu)與融合。

   3.2 技術(shù)標(biāo)目錄的編制

   目錄的編制一般細(xì)化到4級(jí),一般對(duì)照業(yè)主的招標(biāo)文件的評(píng)分表進(jìn)行細(xì)化編制,如認(rèn)為需要增加內(nèi)容的也可以增加相應(yīng)的內(nèi)容。投標(biāo)團(tuán)隊(duì)需要評(píng)審、集體討論標(biāo)書目錄的完整性與合理性。

   需要說明的是,目錄一旦確定后,將作為后續(xù)技術(shù)標(biāo)編制的指導(dǎo)性文件,在編制過程中可以根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整,但調(diào)整也需要技術(shù)標(biāo)編制團(tuán)隊(duì)經(jīng)過集體研討后確定。

   3.3 技術(shù)標(biāo)編制的責(zé)任分配矩陣

   根據(jù)編制確定的目錄(細(xì)化到4級(jí)),注意進(jìn)行責(zé)任分解,將各項(xiàng)工作分配到個(gè)人,嚴(yán)格實(shí)行編、校、審制度,明確編、校、審的責(zé)任人,確保最終交付物的質(zhì)量。

   四、技術(shù)標(biāo)編制注意事項(xiàng)

   (1) 一切內(nèi)容要圍繞招標(biāo)文件中的技術(shù)評(píng)分表進(jìn)行編制。

   (2)嚴(yán)格實(shí)行編、校、審制度,明確編、校、審的責(zé)任人,確保最終交付物的質(zhì)量。避免出現(xiàn)低級(jí)錯(cuò)誤,如:錯(cuò)別字、前后表述矛盾、圖表編碼錯(cuò)誤、格式排版錯(cuò)誤等。

   (3) 做好和商務(wù)標(biāo)編制組的溝通銜接,對(duì)于業(yè)主的態(tài)度要及時(shí)反饋、相互引用的內(nèi)容要統(tǒng)一。

   (4) 注意做好保密工作,因標(biāo)書編制參與人員多、實(shí)行分段編制、審核,由投標(biāo)經(jīng)理統(tǒng)稿。

   (5) 有條件的公司可以整合資源,利用自身做EPC總承包的優(yōu)勢(shì),將未來合作的采購、施工分包商等納入進(jìn)來,讓他們參與編寫其中的部分內(nèi)容,但前提是做好保密工作。

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